レインズ・ATBB転記の自動化 — ポータル入稿と物件入力の手作業を減らす方法
物件情報の二重入力・転記は、レインズ・ATBB・ポータル・基幹システムがそれぞれ独立していて、間をつなぐのが「人の手」になっているために起きます。解決の軸は、各システムの規約・運用ルールの範囲で、入力の手前の工程——資料からの項目抽出・媒体ごとの整形・入力内容のチェック——をAIに渡すことです。画面の自動操作に頼らなくても、転記の負荷は大きく減らせます。
この記事では、不動産会社の現場に常駐してAI導入を支援している株式会社LogTechが、物件情報の二重入力が起きる構造と、規約の範囲で長く使える現実的な自動化の設計を解説します。
物件情報の二重入力はなぜ起きるのか？
1つの物件を募集に出すとき、現場では同じ情報を何度も入力しています。基幹システムに物件を登録し、レインズに登録し、ATBBに登録し、SUUMO・LIFULL HOME'S・at homeなどのポータルへ入稿し、自社ホームページにも載せる——それぞれのシステムは役割が違うため「使い分け」自体は合理的ですが、システム同士は原則つながっておらず、間を埋めるのは人のコピー＆ペーストです。
しかも単純なコピペでは済みません。媒体ごとに項目名・入力形式・文字数制限・画像の仕様が違うため、同じ物件でも媒体の数だけ「読み替えと整形」が発生します。賃料改定や成約が出れば、今度は全媒体をさかのぼって直す作業が待っています。これが、物件入力・ポータル入稿に人の時間が取られ続ける構造です。
転記が発生する経路を整理する【表】
| 経路 | 発生する作業 | 起きがちな問題 |
|---|---|---|
| マイソク・物件資料 → 基幹システム | 紙・PDFの図面や資料を見ながら物件情報を入力 | 読み間違い・入力漏れ、資料の届いた順に作業が滞留 |
| 基幹システム → レインズ | 登録項目の再入力、図面の添付 | 登録期限に追われる、項目の読み替えミス |
| 基幹システム → ATBB | 同じ物件情報の再入力 | 媒体ごとの形式差による入力のやり直し |
| 基幹システム → 各ポータル | SUUMO・LIFULL HOME'S・at home等への入稿、キャッチコピー・画像の登録 | 文字数制限に合わせた書き直し、媒体間の情報のばらつき |
| 成約・条件変更 → 全媒体 | 掲載の修正・掲載終了の処理を媒体ごとに実施 | 更新漏れで古い情報が残り、問い合わせ・物確対応が増える |
経路を並べると、同じ物件情報が形を変えながら何度も手で運ばれていることがわかります。まずは自社でどの経路に月何件・何分かかっているかを把握することが出発点です。削減時間シミュレーターで件数ベースの試算ができます。
AIに渡せるのは「入力の手前」の工程
AIの守備範囲は、資料から項目を抽出して構造化し、媒体ごとの項目・文字数に合わせて整形し、入力内容を既存データと突合してチェックするところまでです。最終の入力・入稿は、人の操作または各システムが公式に用意している手段で行う前提で設計します。
具体的にAIに渡せる作業は次のとおりです。
- 物件資料のデータ化 — マイソク・謄本・図面から物件項目を読み取り、構造化する。書式がバラバラでも生成AI読取なら項目の意味から拾えます
- 媒体別の入稿データ準備 — 各媒体の項目・形式に合わせた変換、文字数制限に収めたキャッチコピー・備考欄のドラフト生成
- 入力前のチェック — 賃料・所在地・面積などを既存データと突合し、不一致を検出。当社のデモでは、仕込んだ転記ミスを全件（100%）検出できました（デモ実績）
- 更新対象のリスト化 — 成約・条件変更の際に、どの媒体のどの掲載を直すべきかの一覧を自動作成
最後の入力操作が人に残っても、「資料を見ながら項目を拾い、媒体ごとに整える」時間が消えるだけで、1件あたりの負荷は大きく変わります。マイソクの読取についてはマイソクAIの解説記事で詳しく扱っています。
「規約の範囲で設計する」とはどういうことか
レインズ・ATBB・各ポータルには、それぞれ利用規約と運用ルールがあります。画面を無人で自動操作するタイプの仕組みは、規約に抵触するおそれがあるうえ、画面仕様の変更で突然止まるという運用リスクも抱えます。当社はこうした自動操作を前提にせず、各システムの規約・運用ルールの範囲で設計します。具体的には次の3点です。
- AIが担うのは入力の手前（抽出・整形・チェック）までとし、外部システムへの最終操作は人が行う
- 各システムが公式に用意している連携・取り込みの手段がある場合は、その利用を検討する
- 外部に出る情報は、人が承認するまで出ない承認ゲートを通す
一見遠回りに見えますが、「止まらない・ルールに反しない・担当者が代わっても引き継げる」仕組みは、結果として長く使える自動化になります。
入稿ミス・掲載情報の鮮度問題にも効くのか？
効きます。理由は2つあります。第一に、手で運ぶ回数が減ること自体が転記ミスの入口を減らします。加えて入力前の突合チェックを挟むことで、賃料や面積の食い違いを掲載前に検出できます。
第二に、成約・条件変更時の更新対象リストが自動で出てくると、「どこかの媒体だけ古い情報が残る」事故を防ぎやすくなります。掲載情報の鮮度が保たれれば、成約済み物件への問い合わせや空室確認の電話も減らせます。この論点は物確電話を減らす方法の記事で詳しく扱っています。
導入の進め方
- 現状把握 — 1物件の募集開始から成約までに触る媒体と、経路ごとの件数・時間を棚卸しします。当社ではこの工程を現場常駐の業務理解（PHASE 01）として行います。
- 1経路から小さく試す — たとえば「マイソク→基幹システムの物件入力」だけを対象に、読取と整形の精度・確認フローを検証します。
- 会社仕様に開発する — 扱う媒体・入稿ルール・チェック項目・承認フローを反映した、その会社仕様の仕組みに仕上げます（PHASE 02）。
- 運用定着と対象拡大 — 繁忙期の前に運用を定着させ、効果を確認してから対象の経路・媒体を広げます（PHASE 03）。
よくある質問
レインズやATBBへの登録を完全自動化できますか？
当社では画面の自動操作による「完全自動化」は前提にしません。各システムの規約・運用ルールの範囲で、入力の手前にあたる項目抽出・整形・チェックをAIが担い、最終の入力・入稿は人の操作、または各システムが公式に用意している手段で行う設計が基本です。
入力自体が残るなら、効果は薄いのではありませんか？
転記の時間の多くは、入力操作そのものではなく「資料から項目を拾い、媒体ごとの形式に整える」時間です。ここをAIに渡すだけで1件あたりの負荷は大きく下がり、さらに入力前の突合チェックで転記ミスも減らせます。
基幹システムやポータルの契約を変える必要はありますか？
ありません。レインズ・ATBB・SUUMO・LIFULL HOME'S・at home・賃貸革命・いえらぶCLOUDなどの既存システムは業務の起点としてそのまま使い続け、間に残った転記・突合・入稿準備をAIで埋める連携ハブ型で設計します。
どの経路から始めるのがよいですか？
件数が多く、書式が比較的安定している経路からが定石です。たとえばマイソク・物件資料からの基幹システムへの物件入力は、効果を測りやすい出発点になります。現場診断で経路ごとの件数と時間を棚卸ししてから決めるのが確実です。
掲載情報の更新漏れ対策にも使えますか？
使えます。成約・条件変更が起きた際に、どの媒体のどの掲載を直すべきかの対象リストをAIが自動作成する形で支援できます。最終の更新操作と確認は人が行う前提です。
まとめ
レインズ・ATBB・ポータルをめぐる二重入力の解決策は、「全部を自動操作すること」ではなく、各システムの規約・運用ルールの範囲で「入力の手前」をAIに渡すことです。資料からの抽出・媒体別の整形・入力前のチェック・更新対象のリスト化——ここまで埋めれば、転記の時間とミスの入口は大きく減らせます。LogTechでは無料の現場診断で、貴社の入力経路ごとの手作業と削減余地をレポートにしてお渡ししています。無料現場診断からお気軽にご相談ください。
本記事のデモ実績は株式会社LogTechの測定によるものです。各システムの規約・運用ルールは変更される場合があるため、実際の設計にあたっては最新の規約をご確認ください。